Onboarding nowozatrudnionych jest ważną częścią procesu budowania doświadczeń w całym cyklu zatrudnienia. Bo przecież biznes opiera się na ludziach i to od ich kompetencji i efektywności w pracy zależy sukces firmy! Badania HR konsekwentnie pokazują, że pracownicy oczekują więcej od pracodawcy – potrzebują profesjonalnego wdrożenia – wiedzy, informacji o firmie, jej kulturze, produkcji i możliwościach rozwoju. To pozwala im się poczuć częścią organizacji. Nowi pracownicy chcą być zaopiekowani i poinformowani.
W branży e-mobility adaptacja do pracy wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami. Dlatego w naszej organizacji pytamy, słuchamy i działamy… a efekty widać w pierwszej odsłonie ułożonego na nowo procesu onboardingu technicznego, który właśnie dobiegł końca. O tym, jak zmienia się proces wdrożenia pracowników w Ekoenergetyka-Polska S.A. – rozmawiamy z Martą Jabłońską Kierownikiem Działu Rekrutacji i Wdrożeń z zespołu HR.
KW: Jakie są największe wyzwania onboardingu pracownika w branży nowych technologii w e-mobility?
MJ: Onboarding jest trudnym, czasochłonnym i wieloetapowym procesem. To zawsze duże wyzwanie, aby zaopiekować się właściwie zaproszonymi do współpracy kandydatami oraz sprostać ich oczekiwaniom - a te potrafią być bardzo wysokie. Działamy w branży nowych technologii. Stacje ładowania do pojazdów elektrycznych – produkt, z którego jesteśmy dumni – to innowacyjne i nieustannie rozwijane rozwiązania. To wszystko determinuje nasze podejście do procesu wdrożenia. Największym wymaganiem jest bardzo duża dynamika zmian i konieczność szybkiej odpowiedzi na trendy, a zatem treści, które przekazujemy w ramach naszego onboardingu muszą być na bieżąco aktualizowane. Zaangażowanie i nastawienie do chęci dzielenia się wiedzą całego zespołu wdrożenia jest kluczowe i od nich uzależnione są efekty procesu.
KW: Jak dotychczas dbaliście o rozwój pracownika w na tym pierwszym etapie jego cyklu życia?
MJ: Nasz dotychczasowy onboarding tzw. administracyjny obejmował tydzień spotkań wdrożeniowych i dotyczyły one m.in zapoznania pracownika z kulturą organizacji, RODO, polityką benefitową, infrastrukturą IT czy narzędziem Emplo - naszą platformą do komunikacji. Dodatkowa kadra managerska odbywała szkolenie z zakresu procedur personalnych. Onboarding obejmował zatem wiele różnych aspektów związanych z „życiem” i specyfiką firmy. Informacja zwrotna z ankiet przeprowadzanych wśród nowozatrudnionych utwierdza nas w przekonaniu, iż pierwsze wrażenie jest istotne, nie tylko w życiu prywatnym, ale też zawodowym 🙂
KW: Za nami wielkie zmiany. Co zmieniło się w programie onboardingowym?
MJ: Nasz standardowy onboarding - zwany administracyjnym, został uzupełniony o wdrożenie produktowe i jest ono dedykowane przede wszystkim nowozatrudnionym pracownikom sprzedaży, ale także tym z obszaru realizacji i zarządzania projektami. Onboarding techniczny stał się integralną częścią tego wdrożenia i obejmuje 10 spotkań szkoleniowych.
Rozpoczyna je "ABC produktowe" prowadzone przez Wojciecha Twardowskiego - dyrektora biura sprzedaży bezpośredniej i dystrybucji. Czujemy się w obowiązku zapewnić kompleksowe wdrożenie, tym bardziej, że już w procesie rekrutacji kandydaci sygnalizują nam tę potrzebę. To bardzo nas cieszy bo świadczy o wysokiej świadomości wśród naszych przyszłych pracowników.
KW: Jak to wpłynie na czas trwania programu onboardigowego pracownika i zaangażowanie różnych obszarów firmy?
MJ: Nasza nowa odsłona onboardingu z pewnością wymaga większego zaangażowania czasowego ze stronny wdrażanych, ale i wdrażających. Z doświadczenia jednak wiemy, że onboarding to stopniowe, systematyczne przyswajanie wiedzy i istotne jest to, aby nie odbył się on zbyt szybko. Nie chcemy przytłoczyć pracownika wielością informacji i sprawić, aby nowozatrudniona osoba czuła się zdezorientowana. Jak każdy proces wymaga czasu. Dotychczasowy tygodniowy „rozkład jazdy” wydłużyliśmy do niemal 2 miesięcy spotkań, szkoleń i prezentacji.
KW: Jak wyglądał proces planowania i wdrażania tego programu? Co się udało, a co zrobilibyście inaczej patrząc z perspektywy czasu?
MJ: Przygotowanie onboardingu technicznego trwało wiele tygodni i było pracą zespołową, w którą zaangażowaliśmy wiele obszarów firmy. Punktem wyjścia było opracowanie harmonogramu działań.
Rozpoczęliśmy od wytypowania opiekunów każdego z obszarów i przygotowania przez nich materiałów szkoleniowych. Dodatkowo wyłoniliśmy merytorycznych opiekunów wdrożenia, którzy przeszli z nami pilotaż całego procesu, przekazali nam swoje cenne uwagi i pomogli ukierunkować proces.
Za jego organizację odpowiedzialne jest Biuro HR. Elementem wieńczącym wdrożenie jest test obejmujący pytania z obszarów objętych szkoleniami, w ich przygotowaniu pomogli nam opiekunowie obszarów. Można powiedzieć, iż ich wielowymiarowa rola w tym procesie jest kluczowa, gdyż mają oni realny wpływ na proces wdrożenia nowozatrudnionych, mobilizują ich do rozwoju i zdobywania wiedzy, a także wspierają w budowaniu wiedzy produktowej podczas wdrożenia. Jest to również możliwość poznania się osobiście z osobami, które nadzorują różne procesy w naszej firmie.
Uważam, że jeszcze wiele pracy przed nami. Idealnym rozwiązaniem, będzie sytuacja, gdy każda osoba zaproszona do współpracy będzie mogła odbyć onboarding techniczny. W dłuższej perspektywie, jak pozwolą na to możliwości organizacyjne, by można go było zaplanować na produkcji - szczególnie dla młodych inżynierów. Uważam to za początek. Dobry początek do dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, który należy aktualizować i udoskonalać.
KW: Na jakiej podstawie planujecie oceniać efektywność prowadzonych działań?
MJ: Efektywność działań zmierzamy ocenić dwutorowo: wskaźnikiem zdawalności testu kończącego onboarding, ale także każdą edycję ocenimy przy pomocy ankiety, w której badamy informację zwrotną nt. organizacji procesu, merytoryki szkoleń, przygotowania opiekunów i testu weryfikującego pozyskaną w trakcie wdrożenia wiedzę. Uważam, że zebranie feedbacku jest niezbędne, aby właściwie ukierunkować dalszą pracę nad doskonaleniem procesu, uzupełnieniem go o dalsze treści. Zakładamy, iż program szkolenia produktowego będzie zawsze odpowiedzią na potrzeby naszych pracowników, stąd nasza otwartość na ich wskazówki i opinie.
KW: Jaką rolę, w Twojej opinii, pełni onboarding w całym employee experience?
MJ: Proces wdrożenia wynika z procesu rekrutacji, oba są ze sobą nieodłącznie związane. Od tego kogo zatrudnimy zależy jak będzie wyglądało wdrożenie. Bez względu na to zmiana pracy związana jest zawsze z dużym stresem, który to chcemy maksymalnie zminimalizować poprzez zaproponowanie szeregu spotkań wdrożeniowych. Wyznaję zasadę, iż wiedza daje spokój - naszym zadaniem jest zatem utrzymać motywację pracownika, która na starcie też jest zawsze bardzo wysoka. Organizacje z ustandaryzowanym procesem onboardingu osiągają ponad 50% większą produktywność nowo zatrudnionych osób, a z kolei nowo zatrudnione osoby są o 50% bardziej skłonne, żeby zostać w firmie. Rekrutacja to początek, onboarding to wyzwanie, natomiast wysoka retencja to dopiero sukces!
KW: Jak prawidłowy onboarding przekłada się na korzyści biznesowe?
MJ: Branża e-mobility jest dynamiczna i rozwojowa, a produkt skomplikowany, dlatego niezwykle istotnym jest, abyśmy przekazali naszą wiedzę, pokazali procesy oraz wyjaśnili trudne, techniczne kwestie, z którymi spotykamy się w codziennej pracy. Wszyscy na tym skorzystamy, bo przekłada się to na przygotowanie nowych pracowników do pracy, podniesienie wiedzy za zakresu produktu, szybsze i bardziej efektywnie wdrożenie pracowników. Sukcesem nie jest zrekrutowanie pracownika, sukcesem jest jego skuteczne wdrożenie i zbudowanie zaangażowania, co w konsekwencji przekłada się na utożsamianie z firmą w ujęciu holistycznym.
