Z wykształcenia jest psychologiem klinicznym, jednak to właśnie w biznesie odnalazła swoją zawodową ścieżkę. O tym, po co nam psycholog w firmie i dlaczego procedury personalne są tak ważne w organizacji, opowiedziała Klaudia Oświęcimska – Kierownik ds. Personalnych.
Alicja Baran: Stanowisko Kierownika ds. personalnych może brzmieć enigmatycznie. Jak opisałabyś swoją rolę w organizacji?
Klaudia Oświęcimska: Moja rola polega na nadzorowaniu i opiekowaniu się polityką personalną, czyli wszystkim, co związane jest z interesami pracowników i organizacji, oraz tworzeniu polityki benefitowej, która wiąże się ze świadczeniami pozapłacowymi. Jako Dział Personalny dbamy o to, aby wszystko funkcjonowało na wysokim poziomie i realnie wspierało oraz motywowało osoby zatrudnione w firmie.
Prowadzimy też konsultacje i szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników związane z wyzwaniami, które pojawiają się w zespołach – głównie w relacjach między pracownikiem a przełożonym lub między pracownikami. Z kwestii bardziej formalnych, pełnimy nadzór nad procedurą naruszeń z zakresu prawa pracy oraz procedurą rozwiązywania umów. Tak naprawdę nasz dział współpracuje ze wszystkimi – z kadrą zarządzającą, prawnikami, ale głównie z pracownikami i ich przełożonymi.
A.B.: Jakie miałaś plany idąc na studia z psychologii klinicznej? Czy od początku tak wyobrażałaś sobie swoją ścieżkę zawodową?
K.O.: Na studia psychologiczne poszłam z pasji, ta decyzja była podyktowana głównie moimi zainteresowaniami. Z czasem zdobywając doświadczenie zawodowe, miałam okazję współpracować z różnymi podmiotami – od małych firm, po duże korporacje i organizacje publiczne. Dzięki temu mogłam obserwować odmienne style zarządzania, kultury organizacyjne i, w rezultacie, połączyć wiedzę psychologiczną - akademicką z doświadczeniami i praktyką. W Ekoenergetyce na początku zostałam zatrudniona jako specjalista ds. rekrutacji, a na tym stanowisku właśnie takie kompetencje były pożądane.
A.B.: Jak potoczyła się Twoja droga od rekrutera do Kierownika ds. Personalnych?
K.O.: Byłam drugim Hr-owcem w firmie i to był czas, kiedy Ekoenergetyka bardzo szybko rosła pod względem liczby pracowników. Wtedy naszym głównym zadaniem była rekrutacja – potrzebowaliśmy pracowników produkcji, specjalistów, programistów, inżynierów. Wraz z rozwojem organizacji pojawił się inny priorytet - stworzenia polityki benefitowej, odpowiadającej na oczekiwania pracowników i rynku. Potem była zmiana budynku i tworzenie polityki personalnej, a w międzyczasie budowa Niepublicznego Żłobka i Przedszkola Ekolucky.
A.B.: Jak studia psychologiczne pomagają Ci w codziennej pracy i w realizacji związanych z nią wyzwań?
K.O.: Zawsze jest tak, że procedura to jedno, a życie to drugie. Staramy się doskonalić procedury i scenariusze spotkań, opierając je na wcześniejszych doświadczeniach i tym, czego nauczyła nas praktyka. W procesach personalnych po obu stronach zawsze stoją ludzie – a tego nie da się w pełni przewidzieć ani ująć w schemat. Moja wiedza psychologiczna, zarówno ta wyniesiona ze studiów, jak i zdobyta później, pomaga mi dobierać odpowiednie metody i narzędzia – zwłaszcza komunikacyjne – do konkretnej osoby i sytuacji. Nie ma dwóch takich samych osób: różnimy się osobowością, poziomem stresu, sposobem reagowania, dlatego w każdej rozmowie kluczowe jest to, by poprowadzić ją w taki sposób, aby obie strony mogły się naprawdę porozumieć.
A.B.: Co robi dział HR, aby wspierać pracowników i dbać o ich work-life balance?
K.O.: W firmie funkcjonuje szeroki system wsparcia – mamy rozbudowaną politykę benefitową, opiekę medyczną oraz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zdarza się jednak, że ktoś zgłasza się do nas z problemem o charakterze osobistym, który realnie wpływa na jego funkcjonowanie w pracy. W takich momentach granica między życiem zawodowym a prywatnym staje się bardzo płynna i trudno mówić o klasycznym work-life balance.
A.B.: Co dzieje się w takich sytuacjach? Istnieją konkretne procedury, które wdrażasz w takim przypadku?
K.O.: Moja rola ma swoje granice i w takiej sytuacji mogę wysłuchać, wesprzeć i pomóc w znalezieniu najlepszego rozwiązania. Jeśli jednak problem wykracza poza moje kompetencje, staram się wskazać odpowiednich specjalistów lub zaproponować dalsze kroki, które mogą realnie pomóc danej osobie.
Wszystkie podejmowane przeze mnie działania muszą balansować między interesem pracownika a interesem firmy. Kluczowe jest tworzenie takiej atmosfery, w której pracownik czuje się na tyle bezpiecznie, by otwarcie mówić o sprawach dla niego trudnych, a znacząco wpływających na jego pracę. Dzięki temu możemy wspólnie wypracować rozwiązania – na przykład zaproponować urlop, udzielić wskazówek przełożonemu lub wprowadzić inne wsparcie, w zależności od sytuacji. W efekcie nasz pracownik pracuje efektywniej, ponieważ jego problem zostaje odpowiednio zaopiekowany.
A.B.: Twoja rola pociąga za sobą dużą odpowiedzialność, jakie kompetencje są, Twoim zdaniem, w niej kluczowe?
K.O.: Wymaga na pewno dużo pokory, ponieważ ja mogę doradzić rozwiązanie, ale decyzja zawsze należy do konkretnego pracownika i czasami trzeba się zmierzyć z tym, że nie uzna on naszej propozycji za istotną. Zdarza się też, że nasze działania z perspektywy czasu były za małe albo zbyt pochlebne, dlatego niezbędna jest ciągła weryfikacja tego, czy zastosowane narzędzia przynoszą pozytywne rezultaty i co można było jeszcze zrobić w danej sytuacji.
A.B.: Z okazji Dnia Zdrowia Psychicznego powstała Apteczka Pierwszej Pomocy Psychologicznej dla naszych pracowników przygotowana przez Dział Personalny – jaka była główna motywacja do stworzenia tego manuala?
K.O.: W całej wiedzy psychologicznej kluczowy jest dostęp do informacji w momencie kryzysu, kiedy nie do końca wiemy, jak działać. Apteczka powstała z myślą, że w takim momencie być może danej osobie zaświeci się lampka: „O! Tu był taki post na Emplo”, „Gdzieś miałem/miałam wypisane numery telefonów” albo „Może spróbuję tej metody, o której czytałem/czytałam”. Naszym celem w przypadku tej publikacji było edukowanie pracowników na temat zdrowia psychicznego i podsunięcie im narzędzi, jak o to zdrowie mogą dbać – nie są to gotowe recepty, ale podpowiedzi, które, mamy nadzieję, zmotywują do głębszego zainteresowania się tematem.
A.B.: Z Twojego zawodowego oraz prywatnego doświadczenia, czy masz jakieś sprawdzone metody, jak dbać o zdrowie psychiczne lub nawyki, które warto wdrożyć?
K.O.: Myślę, że takim najważniejszym aspektem jest dbanie o zdrowie fizyczne, ponieważ gdy ono “kuleje”, w naturalny sposób cierpi też nasze zdrowie psychiczne. Wiem z doświadczenia, że trzeba o siebie zadbać fizycznie, bo wszelkie niedobory – czy to witamin, snu, odpowiedniego odpoczynku, czy regularnej aktywności fizycznej – natychmiast przekładają się na nasze samopoczucie i odporność psychiczną. To jest klucz do prawidłowego funkcjonowania.